Meine Routinen sind weg
Bei uns sind die Sommerferien vorbei und ich merke, dass ich in den Sommerferien nicht so effektiv gearbeitet habe. Das will ich wieder ändern.
Als Coach wirst du die Zusammenarbeit mit deinen Kunden lieben. Doch ohne die Arbeit im Office kann dein Business nicht überleben. Wie also kannst du es schaffen, ganz effizient deine Büroarbeit zu erledigen, um noch mehr Zeit, mit der Arbeit zu verbringen, die du liebst?
Ich bin davon überzeugt, dass es nicht die eine Methode gibt, die uns alle wahnsinnig effektiv werden lässt.
Jeder tickt ein kleines bisschen anders und damit arbeitet jeder auch ein bisschen anders.
Aber eine gesicherte Erkenntnis in Sachen effektives Arbeiten gibt es:
Wir sabotieren uns unsere Arbeit selbst, wenn wir von einer Miniaufgabe zur anderen wechseln, in kurzen Abständen von einem Thema zum nächsten springen. Wirklich effektiv sind wir nur, wenn wir über eine längere Zeit an einer Aufgabe konzentriert, fokussiert bleiben und diese Aufgabe auch beenden.
Also sollten wir unsere Zeit so organisieren, dass wir über längere Zeit auch an einem Thema bleiben können.
Ich habe dazu verschieden Tools ausprobiert und finde folgende am besten:
Das Notizbuch
In einem klassischen Notizbuch halte ich meine to dos fest. Meistens ist das ein Stichwort und eine kurze knappe Erklärung dazu.
Außerdem versuche ich sofort, die Zeit, welche ich für diese Aufgabe benötige, zu schätzen. (Das ging am Anfang meistens ganz schön daneben, aber ich werde immer besser ;-))
Der Kalender
Meine Woche beginnt damit, dass ich mir meine to do Liste und meinen Kalender ansehe.
Welche Routineaufgaben müssen bearbeitet werden?
Welche Termine stehen in der kommenden Woche an?
Welche Aufgaben ergeben sich aus den Terminen? Was muss ich vor und was muss ich nachbereiten?
Was ist dringend und muss in der kommenden Woche erledigt werden?
Wo können Probleme entstehen, so dass ich dort etwas mehr Zeit einplanen sollte?
Dann sortiere ich meine Aufgaben um die Termine.
An Tagen mit vielen oder langen Terminen, erledige ich noch ein paar Aufgaben, die wenig Zeit in Anspruch nehmen oder die ich gut von unterwegs machen kann.
An Tagen ohne Termine tauche ich in große langwierige Aufgaben ein. Zum Beispiel nehme ich mir viel Zeit, um neue Themen zu recherchieren.
Auch um etwas Neues zu lernen, suche ich mir Tage aus, an denen ich möglichst nicht gestört bzw. unterbrochen werde.
Dabei achte ich darauf, dass meine Tage nicht zu verplant sind. Allein schon der Gedanke an einen vollen Kalender stresst mich. Alle Aufgaben, die nicht dringend sind, bleiben auf der to do Liste. Ich arbeite sie ab, wenn ich eine Lücke habe, wenn ich also ein bisschen freie Zeit habe.
Ja und dann gibt es noch die wichtigen Aufgaben, die nicht dringend sind. Wie z.B. die Website auf Aktualität zu überprüfen, Kundenpersonas zu überarbeiten, Ziele und Teiletappen bestimmen. Für diese Aufgaben plane ich langfristig etwas größere Zeitblöcke in meinem Kalender.
Farbige Arbeitsthemen
Eine witzige und wirklich hilfreiche Idee habe ich von Anicca Anaïs Vogt übernommen.
Ich habe meine Aufgaben in Themen zusammengefasst. Da gibt es
die kreative Arbeit,
die Arbeit rund um die Finanzen,
das Lernen,
Familienzeit,
Organisatorisches,
Produktives (hier bereite ich meistens das Kreative vor),
Kundentermine ...
Ich habe meinen Aufgabenthemen Farben zugeordnet und nutze diese Farben, wenn ich mir Aufgaben zum entsprechendem Thema im Kalender notieren. So ist bei mir z.B. Lernen grün hinterlegt und Kreatives (z.B. diesen Blogartikel schreiben) orange, Finanzen/ Buchhaltung ist blau.
Die Wirkung ist bemerkenswert: wenn ich langweilige Buchhaltung mache und weiß, dass ich am Nachmittag aber etwas Orangenes eingetragen haben, geht mir die Buchhaltung leichter von der Hand.
Dabei muss ich gar nicht genau wissen, welche Aufgabe ich mit der orangenen Farbe hinterlegt habe.
Aber auch das Kreative kommt dabei nicht zu kurz. Ich bin ganz schnell im Thema und komme demzufolge auch ganz schnell voran. Man könnte auch sagen: Ich arbeite wunderbar effizient.
Die Neurologie hat herausgefunden, dass wir nicht schnell von einem Themengebiet in ein anderes springen können. Jeder Sprung kostet uns Zeit und Energie.
Dadurch, dass ich meine Aufgaben bunt hinterlege, bemerke ich ganz schnell, wenn zu viele Aufgaben, aus zu unterschiedlichen Themenbereichen in einem Zeitfenster liegen.
Denn dann ist mein Kalender zu bunt.
Die Pomodoro-Technik
Was ich auch immer mal wieder nutze, ist die Pomodoro-Technik.
Für alle die sie nicht Kennen: Diese Technik wurde von einem Italiener in den 80er Jahren entwickelt. Er benutzte einen Kurzzeitwecker in Tomatenform (daher auch der Name), um seine Zeit in kleine Arbeitsschritte einzuteilen: 25 Minuten arbeiten und 5 Minuten Pause. Nach 4 Einheiten 30 Minuten Pause.
Also ich muss gestehen, dass ich meistens nur 2 Stunden durchhalte. Der Zeitdruck macht mich wirklich effektiv, ich schaffe in der kurzen Zeit mehr. Ich bin wesentlich fokussierter und konzentrierter, als ohne Promodoro.
Das begeistert und motiviert mich immer wieder.
Aber schon der Postbote an der Tür, die Oma am Telefon oder, oder, oder bringt alles durcheinander. Damit will ich sagen, auch wenn die Pomodoro-Technik sagt, dass wir alle äußeren Einflüsse ausschalten sollen, es gelingt mir nicht immer.
… und es kostet mich sehr viel Selbstdisziplin meine Aufgaben in so kleine Schnipsel zu zerlegen, dass ich sie sinnvoll in 25 Minuten unterbringen kann. Sprich es kostet mich schon etwas Selbstdisziplin, die 25 Minutenaufgaben vorzubereiten.
…. und es kostet mich sehr viel Selbstdisziplin länger als 2 Stunden mit der Pomodoro-Technik zu arbeiten. Nach 2 Stunden bin ich wirklich etwas erschöpft.
Vielleicht ändert sich das, wenn ich diese Methode weiterhin anwende. Wie beim Sport: hier sollte ich meine Aktivitäten ja auch nicht mit einem Marathon beginnen ;-)
Ich werde davon berichten.
Es gibt eine kleine App die den Kurzzeitwecker ersetzt und in der du auch deine Tagesplanung eintragen kannst. Hier gehts zum Pomodoro Tracker. Er ist kostenlos und ich habe keine Vorteile davon, für ihn zu werben.
Die Zeitkreise
Ein anderes Tool, welches ich gern benutze, sind Zeitkreise. Das ist mein Tool für den Morgen. Wenn ich das Gefühl habe, nicht alle Aufgaben in einen Tag zu bekommen, dann benutze ich einen Zeitkreis.
Entwickelt wurden diese Methode von einem Verlag.
Hier kann man die phychologische Wirkung und Bedeutung noch einmal nachlesen und sich Bilder zu dieser sehr visuelen Methode ansehen. https://www.x17.de/de/einlagen/wochenkalender-zeitkreise/
Ich habe zwar die Technik übernommen, aber ich arbeite nicht mit dem Kalender von x17. Für mich reicht ein Zettel, auf dem ich das Ziffernblatt einer Uhr zeichne. Dann trage ich mir alle Eckdaten in diese Uhr ein: vom Kundentermin, über den Hundespaziergang und das Abendbrot machen … alles was Zeit kostet, bekommt auf dem gezeichneten Ziffernblatt seinen Bereich, bzw. seine Zeit eingetragen.
Durch die Visualisierung werden mir Lücken, aber auch Engstellen viel schneller bewusst, als in einer linearen to do Liste. Ich merke mir Termine und Aufgaben leichter. Ich kann Termine und Aufgaben leichter verschieben, sollte etwas dazukommen oder wegfallen, da ich den gesamten Tag auf einem Zettel habe. Ich habe ein besseres Gefühl für die Zeitabschnitte und sehe, ob ein Zeitfenster für eine Aufgabe reicht, dadurch kann ich sehr effizient arbeiten.
Bei einer linearen to-do-Liste müsste man schon mal nachrechnen ob das Zeitfester ausreichend ist. Mit dem Zeitkreis kann man das ganz intuitiv entscheiden.
Es lohnt sich, das einmal auszuprobieren.
Was tust du um wirklich effizient zu arbeiten?
Mit welchen Methoden wirst du richtig produktiv?
Was hast du bis jetzt alles ausprobiert?
Was hat so gar nicht funktioniert?
Würde mich freuen von dir lernen zu dürfen. Schreibe es in die Kommentare!
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